ARHIVO™ eArchive – un système d’archivage électronique sécurisé de documents, est une solution conçue pour répondre à toutes les exigences techniques et procédurales en matière de stockage et de protection des matériaux d’archives et de la documentation sous forme électronique.

Le module ARHIVO™ eArchive, disponible au sein du DMS ou en tant qu’application autonome, est conforme aux exigences décrites dans le règlement relatif aux exigences techniques et procédurales unifiées pour le stockage et la protection des documents d’archives et des matériaux documentaires sous forme électronique.

La loi sur les documents d’archives et les activités d’archivage impose la conservation permanente des documents d’archives sous forme électronique, des documents spécifiques devant être stockés d’une manière clairement définie. Selon le règlement, les entités qui créent ou détiennent des documents d’archives doivent procéder à l’archivage électronique dans le cadre d’une solution logicielle – un système d’information de stockage électronique fiable.

La loi et le règlement prévoient l’obligation de stocker les documents électroniques dans un programme fiable et précisent les méthodes de stockage et d’enregistrement des documents électroniques. Chaque document créé électroniquement doit, pour être conforme aux dispositions légales, être qualifié par une signature électronique, horodaté, enrichi de métadonnées telles que définies par le règlement, et stocké de manière sécurisée.

Dans le cadre du service englobant le module ARHIVO™ eArchive, la première étape avant la mise en œuvre comprend la consultation et la clarification concernant le règlement sur les exigences techniques et procédurales unifiées pour l’archivage électronique. Les étapes suivantes comprennent la préparation des matériaux documentaires pour l’archivage électronique (classification de la documentation, définition des périodes de conservation, spécification des métadonnées conformément au règlement et des métadonnées supplémentaires, définition du processus et de la méthode de signature électronique qualifiée et d’horodatage, ainsi que détermination de la méthode d’archivage et de re-signature de la documentation).

ARHIVO™ eArchive comprend les fonctionnalités suivantes :

• Stocker les documents signés électroniquement conformément au règlement, à compter du 1er janvier 2024 ;
• Stockage des métadonnées obligatoires conformément à l’article 5 du règlement ;
• Stockage de métadonnées facultatives ;
• Signature des documents et horodatage ;
• Vérification de l’authenticité du matériel documentaire original et vérification des métadonnées ajoutées ;