ARHIVO™ eArchive – um sistema seguro de arquivo eletrónico de documentos, é uma solução concebida para satisfazer todos os requisitos técnicos e processuais para armazenar e proteger materiais de arquivo e documentação em formato eletrónico.

O módulo ARHIVO™ eArchive, disponível no DMS ou como aplicação autónoma, cumpre os requisitos descritos no Regulamento relativo às normas técnicas e processuais unificadas para o armazenamento e a proteção dos materiais de arquivo e dos materiais documentais em formato eletrónico.

A Lei sobre Materiais de Arquivo e Actividades de Arquivo obriga à preservação permanente de materiais de arquivo em formato eletrónico, com documentos específicos que devem ser armazenados de uma forma claramente definida. De acordo com o regulamento, as entidades que criam ou detêm materiais de arquivo devem efetuar o arquivo eletrónico no âmbito de uma solução de software – um sistema de informação de armazenamento eletrónico fiável.

A lei e o regulamento prevêem a obrigação de armazenar documentos eletronicamente no âmbito de um programa fiável e especificam os métodos de armazenamento e registo de documentos electrónicos. Cada documento criado eletronicamente deve, para estar em conformidade com as normas legais, ser qualificado com uma assinatura eletrónica, ter um carimbo de data/hora, ser enriquecido com metadados, tal como definido no regulamento, e ser armazenado de forma segura.

Como parte do serviço que engloba o módulo ARHIVO™ eArchive, o primeiro passo antes da implementação envolve a consulta e o esclarecimento sobre o Regulamento relativo aos requisitos técnicos e processuais unificados para o arquivo eletrónico. Os passos seguintes incluem a preparação de materiais documentais para arquivo eletrónico (classificação da documentação, definição de períodos de retenção, especificação de metadados de acordo com o regulamento e de metadados adicionais, definição do processo e do método de assinatura eletrónica qualificada e de carimbo de data/hora, bem como determinação do método de arquivamento e de nova assinatura da documentação).

O ARHIVO™ eArchive inclui as seguintes funcionalidades:

• Armazenar documentação assinada eletronicamente em conformidade com o regulamento, em vigor a partir de 1 de janeiro de 2024;
• Armazena os metadados obrigatórios nos termos do artigo 5;
• Armazena metadados opcionais;
• Assinatura de documentos e registo de data e hora;
• Verificação da autenticidade do material documental original e verificação dos metadados acrescentados;